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逸品堂的思想轨迹

感恩前人,为我们留下他们的历史,使我们知道,他们也曾经在这个世界喜怒哀乐生活过,

 
 
 

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关于我

中卫市非物质文化遗产专家委员会成员,市文化馆副馆长,市小提琴学会会长。早年在中央民族大学、中央文化管理干部学院进修培训学习。历届省级专业技能大赛,美术、摄影、书法、小提琴演奏均获得多次金、银、铜奖。4次县委政府立功授奖。2011年被评为中卫市优秀共产党员。

我如何为自己招女秘书  

2012-01-09 21:14:59|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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我如何为自己招女秘书
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        我如何为自己招女秘书

很多管理者对女秘书的通常要求是漂亮清秀、电脑与英语不错、灵活聪明、举止大方等等。人事主管从一大堆应聘资料中挑一些人来通知面试,只是简单肤浅的聊一聊,观察应聘者外型与举止谈吐,了解一下电脑操作和外语的熟练程度,最后选择几位应聘者相互比较一下,也就很快作出了录用(或推荐给上级面试)其中一位的决定。我认为这样的做法也没有什么错,我想大多数看文章看到此处的读者诸君基本也都会认为本该就是这样:不就找个秘书吗,还能怎么整啊?!今天我要告诉大家的是一个真实的场景:我是怎么招聘和面试女秘书的。相信看过我的阐述以后,你会有新的领悟和启发。

步骤一:首先我对人事主管有个要求:所有应聘资料在我没有吩咐之前不可擅自丢弃!(解说:很多单位的人事主管并不能够真正的识人,不知道有多少单位与那些优秀的人才失之交臂,原因就是被那些不负责任或经验不足的人事职员“草菅人命”了!)

步骤二:人事主管遵命会拿一大堆应聘者的资料给我看,我问有几份?在知道答案后,我要求人事主管选出距离公司上班车程在一个小时之内的应聘者信函,同时将被剔除的资料交给我。(解说:员工上下班路程太远有三个弊端,一,乘车花费高,你给她薪水2500元,等于只有2300元。二、路途辛苦,员工稳定性不足,易引发跳槽。三、员工业余休息时间少,精神容易疲惫,上班效率不高。被剔除的资料交给我,是担心有遗漏的好人选)

步骤三:人事主管拿着一叠挑选出来准备面试的应聘者资料来找我,我告诉她通知全部这些应聘者分批面试,每批十名。(解说:因为有的人综合素质不怎么样,但会制作漂亮的简历;也有人刚好相反,自认为聪明能干,把自己的简历做的粗糙简单,看不出什么明显的优点。为防止误判,必须尽可能给每个人面试的机会,才不至错过优秀的人选。)

步骤四:第一批初试的应聘者到公司填表以后(通常实际来参加面试的7-8个人),怎么面试?一起面试!我让人事主管安排她们到大会议室,像开会一样在大会议桌两边就坐。(解说:不是一个一个面试,那样初试时间长、累人,而且应聘者本身也等得心焦)。

步骤五:我先介绍公司(可以放幻灯片),然后按顺序让每个人简单介绍自己及工作经历,同时作印象上判断记录。(解说:先介绍公司的目的是为了提高吸引力,同时也是解除应聘者对公司的神秘感。让应聘者在众人面前介绍自己是要观察她应付场面的胆量和谈吐气质,同时对照应聘表上的笔迹,判断其性格和做事风格。)

步骤六:让人事主管在每个人面前放上一张英文的牵涉一部分专业内容的DM,几分钟时间后,问她们谁可以将上面的内容大致翻译说一下,作面试评判记录。(解说:此时可以立刻分辨出应聘者在英语方面的自信与不自信,要求高的话还要作笔试。)

步骤七:出几道智力题,由她们抢答,作面试评判记录。(解说:智力题是经过针对性选择的,难易度恰当。通过测试,可以看出哪些人聪慧机敏。)

步骤八:此时已经有基本判断:哪些人可以留下来进一步测试。让应聘者全部到公司电梯厅等候,将打过记号的应聘表交给人事主管,人事主管去报姓名,报到的留下来测试电脑操作和笔试。(解说:应聘者全部到公司电梯厅等候是为了避免当场报名字的尴尬。)

步骤九:递给两名留下来继续面试的应聘者每人一张空白表格和一段短文,坐到电脑前要求同时开始制作相同内容的表格与短文,人事主管在边上对每个人进行电脑技术的观测,记录制作最终完成的时间。电脑技术考完以后,给每个人一张写有业务事实的纸,要求根据内容写一份公函格式的催款函。(解说:这是非常重要的一个环节,女秘书的工作主要依赖电脑,如果应用电脑不熟练,3500元的薪水等于给了5000元,写公函是为了观察文字组织的能力,如果这方面很强,就可以减少我很多的工作量,遇事我只要口述,秘书去整理,拿给我修改就行了。)

步骤十:初试4批人选完毕,对初试的工作结果进行汇总整理,通知少数人复试。

步骤十一:复试时主要是对秘书工作的岗位描述、解答应聘者更多的提问,包括薪资待遇和作息时间,交流双方的要求和意向性,同时进一步近距离多方位观察应聘者。

步骤十二:最后确认两名备选者。我来到小会议室里,问了两位应聘者的求职意愿,都说非常渴望这份工作。我赞美两位应聘者均非常优秀,但非常遗憾这个岗位只能录用一名,现在加试记忆力的测试题。我将两人各自的应聘表推到她们面前:“请用15秒钟的时间记住对方的身份证号码”。其中,小潘答对了90%,另一个比小潘漂亮的姑娘答对了60%。结果,我随即当场宣布小潘被本公司荣幸录取!那漂亮姑娘也是心服口服地走出公司大门。(解说:为什么要再次询问应聘者的求职意愿?道理很简单,只要其中任何一个表现出一丝诚意不足无所谓的样子,那就不需要做记忆力测试了,直接淘汰!)

 

小潘后来一直做我的秘书,电脑技术非常娴熟,打字排版美观,会用制图软件画图,对照着书本竟然可以编出电脑管理程序软件,手脚麻利,文档管理井井有条,工作效率非常高,很有部门沟通协调能力,记性好,做事有悟性,我只要大概关照,她就能够领会我的意图,用起来得心应手!

我想这就是沙里淘金的结果吧!

她长相普通,但绝对比那中看不中用的美女有价值的多。

 

补记:前晚和阿曼达讲到企业行政与人力资源问题时,说起这个之前的例子,觉得精彩。将它整理一下,作为一个人力资源开发工作的招募案例供有兴趣的朋友参考。

 

 

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